Как вести финансы digital-агентства: доходы, расходы и маржа проектов

Большинство агентств зарабатывают неплохо, но не понимают, куда уходят деньги. Проекты вроде идут, счета выставляются, а на счёте пусто. Причина почти всегда одна — нет управленческого учёта: доходы и расходы не привязаны к проектам, маржа не считается, кассовые разрывы прилетают внезапно. Разберёмся, как навести порядок.

Почему в агентстве «теряются» деньги

Типичная картина: доходы считают в одной таблице, расходы — в другой, подрядчикам платят «по памяти», а прибыль оценивают на глаз. В итоге агентство берёт проекты с отрицательной маржой и не замечает этого месяцами. Первый шаг — свести все деньги в одно место и привязать каждую операцию к проекту и клиенту.

Что учитывать: доходы, расходы и категории

Минимальный набор для агентства: доходы (оплаты клиентов), прямые расходы по проектам (подрядчики, сервисы, реклама) и накладные (офис, ПО, налоги, зарплаты). Каждую операцию стоит помечать категорией и проектом — тогда видно структуру расходов и можно резать лишнее.

Маржа проекта — главный показатель

Маржа = доходы проекта минус его расходы. Это честный ответ на вопрос «зарабатываем ли мы на этом клиенте». Если маржа ниже 20–30%, проект либо недооценён, либо ведётся неэффективно. Считать маржу вручную тяжело, поэтому её удобно видеть автоматически — когда доходы и расходы уже привязаны к проектам.

Кассовый прогноз: не остаться без денег

Прибыль на бумаге и деньги на счёте — разные вещи. Клиент заплатит через месяц, а подрядчику платить сейчас. Кассовый прогноз показывает поступления и траты на недели вперёд и предупреждает о разрыве заранее — до того, как нечем платить зарплату.

Частичные оплаты и графики платежей

Агентские проекты редко оплачивают одним платежом: аванс, этапы, постоплата. Учёт должен поддерживать частичные и будущие оплаты и график платежей по проекту — иначе картина по деньгам всегда неполная.

Как автоматизировать

Когда CRM, проекты и финансы живут в одном сервисе, учёт ведётся почти сам собой: оплаченная сделка становится проектом, платежи попадают в финансы, маржа и кассовый прогноз считаются автоматически. Именно так устроен модуль «Финансы» в «Системе 360» — доходы, расходы, маржа проектов и прогноз в одном экране.